Combien coûte un outil d'intelligence artificielle sur mesure pour un cabinet d'avocats ?

Que recouvrent ces fourchettes ?

La question du prix vient presque toujours en premier, et c'est légitime : sans ordre de grandeur, impossible de savoir si un projet mérite d'être étudié. Voici les cinq lignes de nos devis.

Aucun taux journalier dans cette liste : nous chiffrons des résultats, pas des heures, et un devis est ferme.

Qu'est-ce qui fait varier le prix d'un projet ?

Entre le bas et le haut d'une fourchette, quatre facteurs pèsent réellement. Les connaître permet souvent de réduire le prix avant même de nous parler.

Le nombre de modèles à couvrir

Un outil qui génère un document à partir de trois trames n'a pas le coût d'un outil qui en gère trente. Chaque trame doit être analysée, ses champs variables identifiés, ses règles conditionnelles décrites (telle clause n'apparaît que si le client est une société). Un cabinet qui a réduit ses modèles à quelques trames maîtresses paie moins, et obtient un outil plus fiable.

Les sources de données

Les éléments variables viennent-ils d'un formulaire, d'un tableur, de votre logiciel de gestion, d'un document à lire ? Un formulaire est simple. Une extraction depuis un contrat en PDF suppose de lire, d'interpréter et de vérifier : c'est plus long à construire et à tester.

Les intégrations

Un outil autonome, qui produit un fichier que vous rangez vous-même, se construit vite. Un outil qui doit dialoguer avec votre logiciel de gestion ou votre espace documentaire dépend des interfaces que ces logiciels exposent, parfois bien documentées, parfois inexistantes. C'est le facteur le plus imprévisible, et celui que le cadrage sert à lever.

Le volume et le nombre d'utilisateurs

Un outil utilisé par deux personnes quelques fois par semaine et un outil ouvert à quinze personnes chaque jour n'exigent pas la même robustesse : accès, journal des opérations, tolérance aux documents mal formés. Le second est plus cher, mais il rend davantage.

Les exigences de confidentialité, elles, ne font pas varier le prix : l'hébergement en France, l'exclusion de l'entraînement des modèles sur vos données et l'anonymisation préalable quand elle s'impose sont notre configuration par défaut, pas une option.

Qu'est-ce qui est compris dans le prix ?

Un prix n'a de sens que si l'on sait ce qu'il recouvre. Le prix d'un projet comprend, sans supplément :

• le cadrage, l'analyse de vos modèles et la rédaction du périmètre ;
• le développement de l'outil et sa mise en page conforme à celle de vos documents ;
• les tests sur vos propres documents, avec vous, jusqu'à ce que le résultat soit conforme ;
• l'hébergement en France et la mise en production, avec accès protégé par mot de passe ;
• une session de prise en main pour les utilisateurs, et une notice courte ;
• la remise du code, de la documentation et des accès au cabinet, qui en est propriétaire.

Deux postes restent à la charge du cabinet et sont chiffrés au cadrage : la consommation des modèles d'intelligence artificielle, facturée à l'usage par leur éditeur (le plus souvent quelques dizaines d'euros par mois pour un outil de génération d'actes, mesurées pendant les tests), et les licences de logiciels tiers quand une intégration en exige une. Les évolutions hors périmètre font l'objet d'un nouveau chiffrage, jamais d'une facture surprise.

Comment comparer avec un abonnement ?

La comparaison qui revient le plus souvent oppose l'outil sur mesure aux plateformes d'intelligence artificielle juridique et aux modules d'automatisation des logiciels de gestion de cabinet. Ces offres sont facturées par utilisateur et par mois, pour un montant qui va, selon les éditeurs et les options, de quelques dizaines à plus d'une centaine d'euros HT. Le calcul mérite d'être posé sur trois ans, durée de vie raisonnable d'un outil.

Pour une équipe de huit personnes à soixante euros HT par utilisateur et par mois, un abonnement représente 5 760 euros HT par an, soit 17 280 euros HT sur trois ans. Un outil sur mesure de 6 000 euros HT, suivi d'une maintenance de 150 euros HT par mois, revient sur la même durée à 11 400 euros HT. À 2 000 euros HT pour un besoin simple et 80 euros HT de maintenance mensuelle, le total tombe à 4 880 euros HT.

Cette comparaison a une limite : les deux offres ne couvrent pas le même périmètre. Une plateforme donne accès à un large éventail de fonctions, dont vous n'utiliserez qu'une partie. Un outil sur mesure traite un irritant précis, mais entièrement, dans vos formats et vos usages. Les deux se combinent souvent : la plateforme pour la recherche et la synthèse, l'outil sur mesure pour la production répétitive de documents.

Comment estimer le retour sur un outil sur mesure ?

Nous n'annonçons pas de retour sur investissement en pourcentage : ces chiffres ne sont jamais vérifiables. La méthode utile est plus modeste et tient en trois questions, à poser avec vos propres nombres.

Combien de temps prend la tâche aujourd'hui ? Une lettre de mission, entre la recherche du bon modèle, la saisie, la relecture et la mise en page, occupe souvent quarante minutes. Avec un outil qui produit un premier document conforme à partir d'un formulaire, elle en demande une dizaine, relecture comprise.

Combien de fois revient-elle par mois ? Quinze dossiers ouverts, quinze lettres : trente minutes gagnées quinze fois font sept heures et demie par mois, près de quatre-vingt-dix heures par an. À une valeur horaire interne prudente de quatre-vingts euros, cela représente six cents euros par mois, et un outil à 2 000 euros HT est amorti en quatre mois environ. Avec vos chiffres, le résultat change, la méthode non.

Que vaut ce que le calcul ne compte pas ? Une lettre produite à partir d'une trame contrôlée ne contient pas la clause obsolète que l'ancienne version traînait depuis deux ans, et elle part le jour même. Ces gains ne se chiffrent pas facilement ; ce sont pourtant ceux que les cabinets citent en premier.

Quand ne faut-il pas faire développer un outil sur mesure ?

Le sur mesure n'est pas toujours la bonne réponse, et un cadrage sérieux le dit quand c'est le cas. Quatre situations doivent conduire à s'abstenir ou à attendre.

• un outil du marché couvre déjà le besoin correctement : le déployer et former l'équipe coûte moins cher qu'une construction, et c'est ce que nous proposons alors ;
• la tâche revient moins de quelques fois par mois : le temps gagné ne justifiera pas l'investissement, sauf si chaque occurrence est longue ou risquée ;
• le processus n'est pas stabilisé : automatiser une façon de faire qui change chaque semaine produit un outil obsolète avant sa livraison ;
• les modèles et les précédents du cabinet ne sont pas structurés : il faut d'abord trier, unifier et nommer, faute de quoi l'outil reproduira le désordre.

Ce dernier cas est le plus fréquent : des dizaines de versions d'un même acte, dispersées dans des dossiers et des messageries. La structuration qui précède est alors le vrai projet, et elle vaut par elle-même, outil ou pas.

Comment se déroule un projet, du devis à la mise en production ?

Le déroulement est le même pour un besoin simple et pour un besoin complexe, seules les durées changent. Le diagnostic de cadrage vient d'abord, avec les personnes qui font la tâche aujourd'hui et sur leurs vrais documents. Il produit un périmètre écrit et un devis ferme.

Le développement prend ensuite de quelques jours à quelques semaines. Vous voyez une première version tôt, et les tests se font avec vous jusqu'à ce que le résultat soit conforme : c'est là que se règlent les cas particuliers qu'aucun cadrage ne prévoit entièrement. La mise en production et la session de prise en main clôturent le projet. La maintenance, facultative, commence après.

Le bon prix, au fond, est celui d'un irritant précis, mesuré, et traité jusqu'au bout. C'est la raison pour laquelle nous ne chiffrons rien sans avoir vu les documents.

Questions fréquentes.