Quelles tâches d'un cabinet d'avocats peut-on réellement automatiser ?

Comment savoir si une tâche peut être automatisée ?

Avant de parler d'outils, un test simple permet de trier. Une tâche se prête à l'automatisation quand elle remplit quatre conditions :

• elle revient souvent : plusieurs fois par mois, ou plus rarement mais avec un temps long à chaque occurrence ;
• ses règles peuvent s'écrire : on sait dire quelle clause s'applique dans quel cas, quel chiffre doit concorder avec quel autre ;
• ses entrées sont identifiables : un formulaire, un tableur, une pièce du dossier, un modèle du cabinet ;
• son résultat se vérifie plus vite qu'il ne se produit : relire une lettre de mission prend quelques minutes, la rédiger en prend davantage.

Une tâche qui coche les quatre cases est une bonne candidate. Une tâche qui n'en coche qu'une ou deux relève plutôt d'un meilleur usage des assistants d'intelligence artificielle généralistes, ou d'une simple amélioration des modèles du cabinet. Le point décisif est souvent le dernier : si la vérification du résultat prend autant de temps que le travail lui-même, l'automatisation ne fait que déplacer l'effort.

Appliqué aux cabinets que nous accompagnons, ce test fait ressortir quatre familles de tâches, présentées ci-dessous de la plus fréquente à la plus structurante.

Quels documents peut-on produire automatiquement ?

C'est le premier gisement dans la plupart des cabinets, et celui dont le retour se mesure le plus vite. Tout document qui part d'une trame et dont seuls certains éléments changent d'un dossier à l'autre peut être généré :

• lettres de mission et conventions d'honoraires ;
• courriers récurrents, relances et mises en demeure ;
• actes de la vie des sociétés : procès-verbaux d'assemblée, approbation des comptes, rapports de gestion ;
• bordereaux de pièces et documents d'accompagnement ;
• versions bilingues d'un même document, quand le cabinet travaille en français et en anglais.

Le principe est toujours le même : les éléments variables sont saisis une fois, dans un formulaire, ou repris d'un document existant, et l'outil produit un fichier Word fidèle à votre mise en page, avec les clauses qui s'appliquent au cas. Dans nos projets, cela va de la mise en demeure produite en quelques clics, en français et en anglais, jusqu'au projet de compromis de cession de fonds de commerce monté à partir des pièces du dossier (Kbis, état des inscriptions, bilans, bail) : le collaborateur relit, il ne ressaisit plus.

La limite tient à la qualité des modèles. Un outil reproduit fidèlement la trame qu'on lui donne, y compris ses défauts. C'est pourquoi le travail commence par l'analyse de vos modèles, et parfois par leur remise à plat.

Quels contrôles et quelles relectures peut-on confier à un outil ?

La relecture est le second gisement, souvent sous-estimé. Une partie de la relecture d'un dossier ne demande aucun jugement juridique : elle consiste à vérifier que les éléments concordent. C'est exactement ce qu'une machine fait bien, et ce qu'un humain fait mal en fin de journée. Relèvent de cette catégorie :

• la cohérence d'un jeu de documents : mêmes montants, mêmes dates, mêmes dénominations et mêmes identifiants d'une pièce à l'autre ;
• la présence des mentions attendues dans un acte, au regard de la trame du cabinet ;
• la comparaison de deux versions d'un contrat, avec les écarts signalés ;
• le report de chiffres depuis une source, par exemple les montants et variations d'une plaquette comptable vers un rapport de gestion, avec les points à vérifier surlignés.

Sur un dossier d'assemblée générale complet, une relecture croisée outillée signale les divergences directement en suivi de modifications dans Word : le juriste ne cherche plus les incohérences, il tranche celles qu'on lui montre. L'outil ne dit pas si une résolution est valable. Il dit que le capital indiqué en page trois ne correspond pas à celui de la page douze.

Que peut-on automatiser sur les pièces et les données ?

À côté des documents que le cabinet produit, il y a ceux qu'il reçoit et qu'il doit traiter. Trois tâches s'y prêtent particulièrement.

L'anonymisation avant usage d'une intelligence artificielle

Soumettre une pièce à un assistant d'intelligence artificielle généraliste pose immédiatement la question du secret professionnel. Une anonymisation par lots, avec des marqueurs cohérents (la même personne devient le même marqueur dans tout le dossier), permet de travailler sur le fond sans exposer les noms, les adresses ni les montants identifiants. Elle sert aussi à partager une pièce à titre d'exemple ou à l'archiver.

L'extraction de données

Relever dans une série de contrats les dates d'échéance, les durées de préavis, les clauses de renouvellement ou les montants, pour les réunir dans un tableau de suivi : la tâche est longue, répétitive et sujette à l'oubli. Un outil la fait en une passe et signale les cas où il n'a pas trouvé l'information, plutôt que de deviner.

Le classement et le nommage

Renommer des pièces selon une convention, les ranger par dossier et par nature, produire l'inventaire d'un envoi : ces gestes de quelques secondes, répétés des centaines de fois, finissent par coûter des heures.

Et la connaissance accumulée par le cabinet ?

Les modèles, les précédents et les consultations passées constituent le capital d'un cabinet. Dans beaucoup de structures, ils dorment dans des dossiers et des messageries, en dizaines de versions d'un même acte, et chacun repart de son dernier dossier plutôt que de la meilleure trame.

Structurer ce fonds (trier, unifier, nommer, indexer) n'est pas à proprement parler de l'automatisation, mais c'est ce qui la rend possible. Un outil de génération ne vaut que par les trames qu'il utilise ; une recherche dans les précédents ne vaut que par la façon dont ils sont rangés. C'est aussi le projet le plus durable : une base d'actes normalisée, indexée et consultable sert à toute l'équipe, outil ou pas.

Qu'est-ce qui ne doit pas être automatisé ?

Cette liste compte autant que la précédente. Ne s'automatisent pas, et ne doivent pas l'être :

• le conseil et l'appréciation juridique d'une situation : qualifier des faits, mesurer un risque, choisir une stratégie ;
• la négociation et la plaidoirie ;
• la relation avec le client, l'écoute de ce qu'il ne dit pas et l'explication de ce qui l'attend ;
• la validation finale de tout document qui engage le cabinet ou son client.

Les outils d'intelligence artificielle peuvent aider à préparer chacune de ces tâches : résumer un dossier, proposer un plan, relever des arguments. Ils ne peuvent pas en porter la responsabilité. L'avocat reste responsable de ce qui sort du cabinet, et ses obligations déontologiques, au premier rang desquelles le secret professionnel, s'appliquent aux outils qu'il utilise comme au reste de son activité.

Deux situations doivent aussi conduire à attendre : un processus qui change encore chaque semaine, qu'il faut d'abord stabiliser, et une tâche trop rare pour que le temps gagné justifie la construction d'un outil.

Par où commencer ?

La méthode la plus sûre est aussi la plus simple. Pendant deux semaines, notez les tâches répétitives de l'équipe, avec pour chacune sa durée et sa fréquence. Multipliez l'une par l'autre : le classement qui en sort désigne presque toujours la même famille, la production de documents à partir de trames.

Choisissez ensuite une seule tâche, fréquente, à règles stables, dont le résultat se vérifie vite, et traitez-la entièrement avant de passer à la suivante. Un premier outil bien délimité se construit en quelques jours à quelques semaines, et il apprend au cabinet ce que l'automatisation change réellement dans son organisation. Le chiffrage d'un tel projet et la méthode pour estimer son retour font l'objet de notre guide sur le prix d'un outil sur mesure.

Enfin, l'outil le mieux construit ne sert à rien si l'équipe ne s'en sert pas. Une formation courte, menée sur les cas réels du cabinet, fait souvent plus pour l'adoption que n'importe quelle fonctionnalité.

Questions fréquentes.